一、財務(wù)管理信息化的重要性和必要性
財務(wù)管理是一個醫(yī)院管理工作中的核心,財務(wù)管理信息化是醫(yī)院信息化管理的一個重要組成部分,據(jù)統(tǒng)計,醫(yī)院管理所需的信息有70%是由財務(wù)部門提供的,因此,財務(wù)管理信息化在醫(yī)院管理中顯得尤為重要,從我院的信息化管理實踐來看,醫(yī)院要全面實現(xiàn)信息化管理,必須首先實現(xiàn)財務(wù)管理信息化,財務(wù)管理信息化為醫(yī)院管理信息化的實現(xiàn)奠定了堅固的基礎(chǔ)。一個醫(yī)院財務(wù)管理信息化程度的高低將直接影響醫(yī)院的經(jīng)營決策,也決定醫(yī)院是否能夠適應(yīng)日益復(fù)雜的市場環(huán)境。隨著互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)的發(fā)展,醫(yī)院為了更好地在市場經(jīng)濟中生存必須建立一個由互聯(lián)網(wǎng)與內(nèi)部局域網(wǎng)交叉對接構(gòu)成的信息管理平臺,來全面實行財務(wù)管理信息化,也就是說醫(yī)院的各個管理環(huán)節(jié)都要充分利用計算機的高速處理功能和網(wǎng)絡(luò)的方便快捷功能,及時、準(zhǔn)確地反映醫(yī)院資金流、信息流和物資流,從而改變以前的資金流信息滯后于業(yè)務(wù)流信息的狀況,提高醫(yī)院財務(wù)管理水平和效率,提高醫(yī)院決策能力和競爭能力,醫(yī)院財務(wù)管理信息化的具體作用表現(xiàn)在如下方面:
(一)將極大提高財務(wù)人員的綜合素質(zhì):醫(yī)院財務(wù)工作是一項政策性、業(yè)務(wù)性、時間性很強的工作,財務(wù)人員必須掌握現(xiàn)代知識,從而提高自身素質(zhì),適應(yīng)現(xiàn)代化管理需要。
(二)減輕財會人員的勞動強度,提高工作效率,降低人工成本。在手工作業(yè)時期,投入大量人力、物力、經(jīng)過許多財會人員歷經(jīng)艱辛整理產(chǎn)生的各種數(shù)據(jù),由于工作量大,提供的時間延遲,造成數(shù)據(jù)不能有效的轉(zhuǎn)為各方所需的信息。隨著醫(yī)院財務(wù)管理信息化的逐步開展,各種數(shù)據(jù)的計算、分類、歸集、存儲、整理、分析等由計算機自動完成,降低了勞動強度,改善了工作條件,工作效益也比以前大為提高,降低了人工成本。
(三)為醫(yī)院預(yù)算編制提供了現(xiàn)代化手段。財會人員可以利用計算機查詢、調(diào)用各個時期的財務(wù)指標(biāo),且指標(biāo)體系的設(shè)置規(guī)范科學(xué),為預(yù)算編制提供多方位、多層次的數(shù)字依據(jù),無論縱向還是橫向,均能比較各預(yù)算項目,幫助找出趨勢和規(guī)律,使預(yù)算效果更全面,更合理。
(四)分析經(jīng)營成果,為投資決策提供依據(jù)。醫(yī)院的經(jīng)營成果一方面表現(xiàn)為社會效益,另一方面表現(xiàn)為經(jīng)濟效益,作為經(jīng)營管理信息和工具的財務(wù)分析,應(yīng)從經(jīng)濟效益的角度綜合分析醫(yī)院的經(jīng)營成果,財務(wù)管理信息化為分析經(jīng)營成果提供了條件。運用各種財務(wù)指標(biāo)根據(jù)有關(guān)會計資料和統(tǒng)計數(shù)字通過一定的綜合評價技術(shù)去反映醫(yī)院業(yè)務(wù)經(jīng)濟管理現(xiàn)狀。某醫(yī)院采用信息系統(tǒng)后從如下幾個綜合指標(biāo)進行分析:
1、業(yè)務(wù)收入預(yù)算完好率用來檢驗預(yù)算編制的質(zhì)量和執(zhí)行預(yù)算的結(jié)果。
2、藥品占業(yè)務(wù)收入的比重和增長反映醫(yī)療成本水平。
3、萬元固定資產(chǎn)、百元固定資產(chǎn)業(yè)務(wù)收入及其增長率是合理配置資源,強化經(jīng)濟管理考核的綜合指標(biāo)。
4、人均業(yè)務(wù)收入和人均業(yè)務(wù)工作量,是醫(yī)療規(guī)模和醫(yī)療技術(shù)水平的反映。
5、醫(yī)院業(yè)務(wù)收入水平(每門診人次收費、每住院床日收費)是衡量醫(yī)療業(yè)務(wù)服務(wù)收費水平的重要指標(biāo)。
6、人員經(jīng)費占業(yè)務(wù)支出比例,是調(diào)整結(jié)構(gòu),按崗定編,合理分配指標(biāo)。
7、管理費用占業(yè)務(wù)支出比直接反映醫(yī)院成本和管理水平。
8、醫(yī)院成本費用率表示各項業(yè)務(wù)消耗和事業(yè)補償?shù)谋壤P(guān)系和醫(yī)院綜合管理水平。
9、綜合藥品進銷差價率是醫(yī)院平均水平和考核藥品經(jīng)營管理狀況指標(biāo)。
10、資產(chǎn)負(fù)債率適當(dāng)負(fù)債是補償資金不足的渠道,但應(yīng)控制在20%以內(nèi)。
11、實時監(jiān)測,確保業(yè)務(wù)收入結(jié)余率≥12%,凈資產(chǎn)結(jié)余率≥7%,總資產(chǎn)結(jié)余率≥6%。
通過上述指標(biāo),整體上描述出醫(yī)院的整體經(jīng)營管理狀況,為管理層決策,提供科學(xué)依據(jù)。二、當(dāng)前我國醫(yī)院財務(wù)管理信息化的現(xiàn)狀
(一)醫(yī)院對財務(wù)管理信息化工作重視程度不夠。我國財政部明確規(guī)定到2010年,全國要有80%以上的基層單位基本實現(xiàn)財務(wù)管理信息化,目前的實際情況是,醫(yī)院或多或少地開展了財務(wù)管理信息化,應(yīng)用效果卻不甚理想,究其原因,其中一個重要因素是醫(yī)院部門領(lǐng)導(dǎo)和會計人員對財務(wù)管理信息化工作的重視程度不夠。部分領(lǐng)導(dǎo)存在著一種“重硬輕軟”的思想,重視對硬件的投資而忽視對軟件的投入。部門會計人員也認(rèn)為財務(wù)管理信息化是一個形式,以至于有些醫(yī)院花錢買了軟件卻沒有真正使用好。事實上,實現(xiàn)財務(wù)管理信息化不僅僅是記賬技術(shù)的革命,而且對于會計學(xué)科本身也是一次大的革命,可以使會計人員能從繁瑣的記賬、算賬、報賬的苦海中解脫出來,將更多的時間和精力用于資金管理、資金分析、資金評測中,進一步強化會計職能。
(二)財務(wù)軟件沒有體現(xiàn)內(nèi)部控制觀念現(xiàn)行的財務(wù)軟件雖然具有操作員權(quán)限限制功能,但是可以設(shè)置幾個不同的操作員,通過轉(zhuǎn)換操作員姓名來進行不同的會計操作,從而使得權(quán)限管理形同虛設(shè)。例如,憑證錄入人員、審核人員密碼相互公開,可以隨意使用他人權(quán)限,甚至于出納人員違反財政部門規(guī)定,直接上機錄制憑證,這都是嚴(yán)重違反財務(wù)原則的。
(三)數(shù)據(jù)的保密性和安全性差,存在許多安全隱患目前,我國醫(yī)院財務(wù)管理信息化面臨以下風(fēng)險:①實際操作中存在風(fēng)險。主要表現(xiàn)在制訂措施不全或缺乏有效監(jiān)督,導(dǎo)致玩忽職守的現(xiàn)象時有發(fā)生;②計算機維護過程中存在風(fēng)險。如缺乏必要的防病毒意識和措施,對利用計算機犯罪知之甚少,缺乏相應(yīng)的控制措施;③會計檔案形成和保管過程中存在風(fēng)險。如沒有及時備份、或備份數(shù)據(jù)沒有定期檢查,憑證、賬簿沒有及時打印等。
(四)缺乏合格的財務(wù)管理信息化專業(yè)人員。財務(wù)管理信息化是一門融計算機學(xué)、管理學(xué)、會計學(xué)、信息學(xué)于一體的邊緣學(xué)科,雖然大多數(shù)會計人員接受過計算機等級培訓(xùn),但與實際應(yīng)用還有較大的距離,具體表現(xiàn)在以下幾個方面。①復(fù)合型人才欠缺。目前既懂醫(yī)院會計又熟悉計算機的人員相當(dāng)少,這勢必會影響醫(yī)院財務(wù)管理信息化的進程。②財務(wù)管理信息化培訓(xùn)內(nèi)容滯后。計算機的發(fā)展可以說是日新月異,在短短的幾年時間內(nèi),硬件和軟件操作系統(tǒng)都發(fā)生了質(zhì)的變化,而目前的教材卻是幾年前的,會計人員通過培訓(xùn)所學(xué)的知識無用武之地。③會計人員的后續(xù)教育中缺乏財務(wù)管理信息化內(nèi)容。會計人員的后續(xù)教育中,并沒有將財務(wù)管理信息化作為一項內(nèi)容來培訓(xùn),致使會計人員缺乏再培訓(xùn)和定期考核的機會。
(五)財務(wù)管理信息化仍停留在會計核算環(huán)節(jié)上,計算機的綜合利用率低。目前,計算機的功能能夠完成所有的手工核算部分,但在醫(yī)院財務(wù)管理方面卻顯得比較薄弱,缺乏預(yù)、決算以及歷史數(shù)據(jù)對比分析等,還沒有充分挖掘電算化深層次的功能。計算機利用程度有很大差異,沒有做到全系統(tǒng)的計算機聯(lián)網(wǎng),沒有實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。大多數(shù)醫(yī)院的財務(wù)人員只是利用計算機進行簡單的數(shù)據(jù)輸入、數(shù)據(jù)處理和報表打印等簡單工作,還沒有通過計算機將處理后的數(shù)據(jù)做出全面的對比分析,仍然保留在對醫(yī)院經(jīng)營活動的事后核算。會計工作的監(jiān)督和管理職能還沒有得到比較全面的發(fā)揮,財務(wù)管理信息化在醫(yī)院的財務(wù)管理、經(jīng)營預(yù)測和決策過程中隨機進行各功能分析不夠,效益不明顯。
(六)實行財務(wù)管理信息化后,會計信息的存儲介質(zhì)混亂。依靠電子計算機來做會計操作,可以產(chǎn)生2種會計資料:其一為儲存在磁盤或其他介質(zhì)上的電子資料;其二為用紙張和墨汁制作的書面資料。存貯在磁盤中的資料容易遭受環(huán)境或人為的損害,而書面資料是通過打印機打印出來的書面產(chǎn)品,它的效用與傳統(tǒng)的書面會計資料完全相同,不易篡改、不易丟失和不易被破壞。目前,在我國實行財務(wù)管理信息化的醫(yī)院中,會計信息在存儲介質(zhì)上,有打印出來的,有存在磁盤上的,理應(yīng)統(tǒng)一到規(guī)范的書面資料上來。
二、提高醫(yī)院財務(wù)管理信息化水平的措施
(一)單位領(lǐng)導(dǎo)要對信息化工作有一個足夠的認(rèn)識和了解,要領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識到信息化管理的重要性和必要性,從而使領(lǐng)導(dǎo)重視和支持信息化管理工作,其次是單位內(nèi)部各部門之間要相互協(xié)調(diào)配合,要建立完善的內(nèi)部財務(wù)管理信息化控制和管理制度。
(二)各級財政部門和主管部門要加強對財務(wù)信息化的宣傳、指導(dǎo)和監(jiān)督檢查工作,并給予一定的資金投入。國家應(yīng)把財務(wù)管理信息化的開展實施工作作為考核單位領(lǐng)導(dǎo)業(yè)績的主要指標(biāo)之一,各級主管部門也應(yīng)作為目標(biāo)管理的執(zhí)行情況對單位領(lǐng)導(dǎo)進行考核。
(三)完善財務(wù)管理信息化內(nèi)部控制。1、合理進行崗位設(shè)置和分工,按內(nèi)部控制要求,遵循不相容職務(wù)相分離和內(nèi)部牽制原則,設(shè)立相互稽核、相互監(jiān)督和相互制約的機制,保障會計信息真實、可靠。2、加強電算化程序操作控制。為保證會計信息處理質(zhì)量,減少差錯和事故,應(yīng)制定上機守則與操作規(guī)程。包括各種操作命令、各種設(shè)備的使用說明及非常情況的處理等。3、加強系統(tǒng)安全控制。主要包括:①訂立內(nèi)部操作制度,禁止非電腦操作人員操作醫(yī)院電腦;②設(shè)置操作權(quán)限限制;③操作人員身份密碼控制;④數(shù)據(jù)存貯和處理相隔離;⑤設(shè)置接觸與操作的日志控制;⑥健全并嚴(yán)格執(zhí)行防范病毒管理制度。
(四)選擇成熟的財務(wù)軟件?,F(xiàn)在社會上充斥著大量的財務(wù)軟件,其中不乏乏濫竽充數(shù)者,為此,要購買經(jīng)過財務(wù)軟件管理部門或有資質(zhì)的機構(gòu)認(rèn)定的,通過檢測系統(tǒng)確定性能穩(wěn)定、數(shù)據(jù)安全、功能強大、兼容性好的軟件,或者委托實力雄厚的軟件公司結(jié)合醫(yī)院實際進行個性化的設(shè)計。
(五)加強培訓(xùn),提高財務(wù)人員素質(zhì)。電算化系統(tǒng)在運行前就要對使用該系統(tǒng)有關(guān)人員進行培訓(xùn),提高對系統(tǒng)的認(rèn)識和理解,減少系統(tǒng)運行后的差錯。外購的商品化軟件應(yīng)要求軟件制作公司提供足夠的培訓(xùn)時間。系統(tǒng)運行前對有關(guān)人員的培訓(xùn),不僅局限于系統(tǒng)的操作,還包括系統(tǒng)投入運行后新的內(nèi)部控制制度、新的憑證流轉(zhuǎn)程序及高質(zhì)量的會計信息進一步利用和分析的前景,對財務(wù)人員的培訓(xùn)要制度化、周期化,確保財務(wù)人員的相關(guān)知識能得到不斷更新。
(六)建立電算化財務(wù)管理制度。要使財務(wù)管理信息化在醫(yī)院內(nèi)部管理中發(fā)揮重要作用,就必須建立一套完整的電算化財務(wù)管理體系。具體包括:從基層做起,嚴(yán)把質(zhì)量關(guān),人人負(fù)責(zé),不出差錯,層層設(shè)卡,檢查核對;加強會計人員思想素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)教育;強化會計人員使用和維護計算機安全意識;不斷完善現(xiàn)有的軟件,建立完整的財務(wù)網(wǎng)絡(luò)體系,充分發(fā)揮其分析數(shù)據(jù)的作用,為醫(yī)院管理者提供預(yù)算決策依據(jù),加快醫(yī)院改革進程。
(七)實現(xiàn)財務(wù)信息網(wǎng)絡(luò)化管理。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和信息時代的來臨,網(wǎng)絡(luò)信息化和網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟的蓬勃發(fā)展已成為現(xiàn)代信息技術(shù)的重要標(biāo)志。從目前狀況來看,醫(yī)院各部門絕大多數(shù)是單獨使用計算機,互不聯(lián)系,重復(fù)勞動,口徑不一,造成信息資源的極大浪費,沒有完全發(fā)揮計算機網(wǎng)絡(luò)化管理的優(yōu)越性。我院財務(wù)管理系統(tǒng)目前僅實現(xiàn)了藥品管理系統(tǒng)、收費管理系統(tǒng)及財務(wù)管理系統(tǒng)的統(tǒng)一。今后還將進一步整合相關(guān)信息資源,以實現(xiàn)財務(wù)管理信息的統(tǒng)一和共享。
財務(wù)管理信息化無論是在國內(nèi)市場還是國際市場,都決定著每一個單位管理水平和決策能力的提高,它是單位提高竟?fàn)幜Φ年P(guān)鍵,因此,財務(wù)管理信息化的建設(shè)勢在必行,也是大勢所趨,只能加快,不能放慢,否則,單位將在市場中無立足之地。醫(yī)院,特別是公立醫(yī)院,就其性質(zhì)而言,雖然有其特殊性,但同樣也面臨著生存和競爭的壓力,因此,財務(wù)管理信息化工作必須抓緊。