一、總則

1、  為了加強分公司的合同管理工作，規(guī)范合同的立項、審批、簽訂、審查、監(jiān)督、履行程序，減少和避免合同糾紛，保護公司利益不受侵害，根據(jù)《中華人民共和國民法通則》、《中華人民共和國合同法》及其他法律法規(guī)，制定本暫行辦法。

2、  本辦法適用于廣東XX電器股份有限公司各省分公司對外簽訂的各種銷售、廣告、倉儲、運輸、租賃等經(jīng)濟合同。

3、  各省分公司嚴禁對外簽訂擔保、抵押、質(zhì)押合同。

二、合同管理機構(gòu)及職責

1、營銷財務管理部是分公司合同管理的主管部門，其主要職責如下：

¨        負責分公司合同管理制度制定及解釋；

¨        負責各種經(jīng)濟合同標準格式的起草及修訂；

¨        負責分公司各種合同糾紛案件的咨詢及起應訴工作；

¨        負責分公司合同管理制度執(zhí)行的監(jiān)督，對違反合同管理的責任人員視情節(jié)予以處罰或報請?zhí)幜P。

2、營銷系統(tǒng)其他各業(yè)務部門根據(jù)自身的工作職能，對分公司的合同工作與其職能相關(guān)的部分負有管理職責，應明確分公司合同審批權(quán)限，加強對分公司合同審查工作，并協(xié)助財務管理部做好合同管理工作。

3、分公司銷售行政科是分公司各類合同的日常管理科室，由分公司財務主管兼任專職合同管理員，具體負責合同管理工作，協(xié)助營銷財務管理部及其他業(yè)務部門對分公司合同進行管理，其主要職責有：

¨        保管分公司公章（不設(shè)分公司合同專用章），并對合同條款和審批權(quán)限進行原則性審查；

¨        分公司各類合同的整理、建檔和保存；

¨        對合同履行情況進行跟蹤，發(fā)現(xiàn)問題及時向分公司經(jīng)理及財務管理部匯報；

¨        與財務管理部及其他業(yè)務部門的日常聯(lián)絡(luò)工作；

三、合同的審批與簽訂

1、各分公司對外進行銷售、采購、廣告等商業(yè)往來，從事經(jīng)濟活動的，除涉及金額小，可以即時清結(jié)的情況外，都必須以書面形式簽訂合同；

¨        即時清結(jié)是指合同的協(xié)商、訂立、履行、終止都在同一時間完成。

¨        書面形式是指合同書、信件或數(shù)據(jù)電文（包括電報、電傳、傳真、電子數(shù)據(jù)交換和電子郵件）等可以有形地表現(xiàn)所載內(nèi)容的形式。

2、分公司對外簽訂的書面合同必須加蓋分公司公章方為有效，未加蓋分公司公章的合同均屬無效合同；為防止分公司人員違規(guī)對外簽訂合同，避免法律糾紛，分公司銷售行政科必須給分公司所有往來業(yè)務單位發(fā)出分公司合同簽訂申明函（附件），并要求往來單位蓋章確認，合同管理員必須妥善保管好該確認函。

3、直接對外協(xié)商、簽訂合同的分公司人員為合同經(jīng)辦人，合同經(jīng)辦人在與對方簽訂合同之前，必須確認對方有權(quán)簽署合同，如取得對方單位的營業(yè)執(zhí)照、《法定代表人身份證明書》或《授權(quán)委托書》，合同經(jīng)辦人代表公司對外簽訂合同時必須遵循以下原則：

¨        務必遵守自己的工作職權(quán)，不得越權(quán)越職對外簽訂合同；

¨        在對外簽訂合同時，務必持謹慎態(tài)度，不得隨意對外簽訂合同；

¨        合同簽訂后，應積極跟進合同履行情況，出現(xiàn)問題及時反饋或咨詢相關(guān)人員。

4、合同承辦人在訂立合同之前，必須先按如下程序進行合同立項審批：

¨        合同承辦人填寫合同審批表――有權(quán)審批人逐級審批（如權(quán)限在分公司一級，由分公司經(jīng)理審批即可；如需總部主管領(lǐng)導審批的，需報主管領(lǐng)導審批，傳真件有效）―――合同經(jīng)辦人將合同審批表及合同草案報合同管理員審查蓋章―――合同管理員審查審批情況和合同條款無誤后加蓋分公司公章（注：各類合同的審批權(quán)限以各部門規(guī)定的審批權(quán)限為準）。

5、分公司合同管理員必須嚴格審查合同條款，不明之處應詢問合同承辦人或咨詢營銷財務部法律事務主管。

6、合同草案經(jīng)審批后，合同經(jīng)辦人員應嚴格按照已審批的合同草案條款簽訂正式合同，不得擅自修改，否則視為未經(jīng)審批擅自簽訂合同。如合同草案確實需要修改的，須按本辦法的規(guī)定重新進行申報審批。

7、合同的條款應使用公司統(tǒng)一的標準格式，沒有標準格式的可參照對方提供的合同格式或雙方協(xié)商，但必須具備以下條款：

¨        對方當事人的全稱，地址，法定代表人，開戶銀行及帳號；

¨        合同標的；

¨        合同標的物的價格、酬金或費用；

¨        合同履行的時間、地點及方式；

¨        合同的違約責任；如我司為付款方，違約金最高不得超過每日萬分之四。

¨        列有“本合同須經(jīng)雙方加蓋公章或合同專用章后方可生效”之條款。

8、除在合同最后一頁簽章處加蓋合同專用章外，和本合同有關(guān)的全部文件包括附件等都還應加蓋合同騎縫章。

9、合同簽訂后，應將合同正本交分公司銷售行政科合同管理員保存，合同副本或復印件由經(jīng)辦人員保存。

四、合同的履行

1、合同簽訂后，經(jīng)辦人員是跟蹤合同履行情況的第一責任人，應及時檢查履行情況和對方履約能力。如出現(xiàn)影響合同繼續(xù)履行的情況，經(jīng)辦人員應及時向分公司經(jīng)理匯報。

2、合同管理員權(quán)對合同的履行情況向經(jīng)辦人員進行了解，經(jīng)辦人員應予積極配合，發(fā)現(xiàn)問題的，應迅速向分公司經(jīng)理匯報解決。

3、如合同履行中對方違約或產(chǎn)生其他法律糾紛，分公司應當在糾紛發(fā)生的初期及時通報財務管理部法律事務人員，以便于盡快爭取法律救濟手段解決爭端。

4、 合同簽訂后，應當嚴格依合同履行，如需要變更、終止或解除合同的，按照本辦法規(guī)定的程序重新申報審批。

五、合同的編號、建檔及統(tǒng)計

1、合同管理員對已經(jīng)生效的合同要編號登記，逐個建立檔案，凡與合同有關(guān)的文書都要附在合同卷內(nèi)歸檔。已履行完畢的合同按會計檔案保管期妥善保管。

2、生效的合同編號形式為：A-XXXX（Y）Z號，其中：A為分公司所在省份的簡稱；XXXX為合同簽訂時的年份（合同審批和簽訂跨年度的，以蓋章時的時間為準）；Y為合同類型的簡稱，銷售合同為“銷”，廣告合同為“廣”，租賃合同為“租”，其他合同為“另”；Z為順序號（如：粵-2000（銷）1號表示一份廣東分公司于2000年簽訂的銷售合同，順序號為1）。

3、合同管理員應按合同類型分別建檔保存。各種銷售合同、零售商或批發(fā)商代理協(xié)議、返利協(xié)議、退貨協(xié)議等與產(chǎn)品銷售有關(guān)的合同全部認定為銷售合同；各種廣告促銷活動、媒體廣告、產(chǎn)品推廣等與廣告活動有關(guān)的合同為廣告合同；各種房屋租賃、倉儲保管、其他財產(chǎn)租賃時簽訂的合同為租賃合同；運輸、采購等其他合同另行分類保存。

4、順序號按合同類型自行編排，即在同一類型合同中順序號保持連貫。

5、合同管理員對已簽訂建檔的合同編制合同檔案一覽表，注明合同類型、簽訂時間、經(jīng)辦人員、合同金額等事項，以便于查詢。

6、除合同管理辦法規(guī)定有權(quán)查閱的人員以外，已建檔的合同正本，一般情況下不得公開，其他人員確實需要查閱的，須經(jīng)分公司經(jīng)理簽字同意。

7、對于因合同保管中遺失或損毀合同，造成公司損失的，將嚴格追究合同管理員及有關(guān)人員的責任。

六、附則

一、本辦法由財務管理部負責解釋，并由財務管理部監(jiān)督、檢查各分公司的執(zhí)行情況。

附件：

1、合同審批表

2、合同檔案統(tǒng)計一覽表

3、分公司合同簽訂聲明函

                              分公司合同簽訂聲明函

               （單位）：

為加強貴我雙方工商合作，規(guī)范雙方合同簽訂，我分公司現(xiàn)特向貴單位作出如下鄭重聲明：

1.      我分公司與貴單位簽訂的合同、協(xié)議必須加蓋我分公司公章方為有效，未加蓋我分公司公章的合同均屬無效合同，我分公司都將不予以承認及執(zhí)行。

2.      在此所指的合同包括各類協(xié)議、承諾、確認等類似合同性質(zhì)文件。

特此聲明，此致。

                                    廣東XX電器股份有限公司       分公司

                                           200 年    月    日

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聲明函回執(zhí)

廣東XX電器股份有限公司       分公司：

我單位已知曉貴分公司上述聲明內(nèi)容，貴分公司簽訂的各類合同、協(xié)議、承諾、確認必須加蓋貴分公司公章方為有效。

此致。

                                                        單位（需加蓋公章）

                                                  200  年    月    日

附：                            分公司合同簽訂審批表

 填寫日期：                                            合同編號：

注：（1）本表由合同經(jīng)辦人填寫；

   （2）“合同說明”需簡要填寫合同的主要內(nèi)容、條款；

   （3）“合同對方”填寫合同對方當事人的法定全稱；

   （4）“企業(yè)性質(zhì)”填寫合同對方的企業(yè)性質(zhì)，如國有、私營、股份公司等；

   （5）“備注”填寫該合同的特殊事項，如不使用我公司合同范本的原因，與公司有關(guān)規(guī)定不相符的情況說明等。

分公司合同登記一覽表

制表日期：                                                    制表人：